A que se debe el Caos con las propuestas comerciales?

Andres Bedoya
Autor: Andres Bedoya
Twitter: andresdigital
Uno de los problemas mas comunes en los equipos de desarrollo de software con problemas de desempeño es el caos. Al comienzo cuando sale un proyecto nuevo todo es alegría pero también hay incertidumbre. Los directores comerciales estan contentos porque van a comisionar sobre un nuevo proyecto pero el equipo esta preocupado porque las fechas de entrega estan ajustadas y nunca les consultaron nada. Este caos frecuentemente tiene una causa raíz, para ilustrarlo imaginemos la siguiente historia …
Todo empieza en la reunión de dos compañías, el cliente “Clientex” y un proveedor de TI “ProveedorY”. En la reunión generalmente un gerente de negocio quiere resolver un problema por medio de una solución tecnológica pero no sabe realmente cómo hacerlo, así que expresa sus ideas vagamente y el director comercial de ProveedorY sabe que es muy pronto para dar un estimado certero, sin embargo toma nota para asi crear una propuesta comercial.
El director comercial está consciente de que la única forma de crear una propuesta adecuada es analizarla con detenimiento, o proponiendo un modelo iterativo como SCRUM en el cual hay un alto grado de incertidumbre, sin embargo hay otros proveedores en cola que estan dispuestos a rebajar su precio con tal de ganarse el contrato. Asi que el director comercial decide dar un estimativo irreal, y lo pasa convencido de que el precio va a convencer al cliente de quedarse con el. Así que entrega una propuesta basada en supuestos. Por cierto algunas veces un gerente me dijo que no hiciera supuestos en un proyecto, sin embargo la propuesta en el proyecto que estaba trabajando supuso que nosotros ibamos a realizar un trabajo de 5 meses en 2 meses. Ironico no creen?
Continuando con la historia, una vez que el director comercial pasa la propuesta, empieza la negociacion. A pesar de que hay temas muy ambiguos en la propuesta, es logico que el cliente va a pedir descuento, asi no sepa lo que esta pidiendo. Pero pregunto yo? De quien es la responsabilidad de hacerle ver al cliente el alcance del proyecto solicitado?. Finalmente el ProveedorY termina cediendo y descuenta un poco mas el precio del proyecto para adaptarse al cliente pero en ningun momento detalla y negocia el alcance para que sea acorde con ese presupuesto. Al final despues de mucha magia y decisiones que desafian la leyes del tiempo, se aprueba el proyecto.
Así que se inicia el proyecto, y al equipo solo se le comunica que tiene que hacer un proyecto en x tiempo, pero no le justifican porque? Algunas veces has estado en un proyecto que no ha empezado y el gerente te dice que ya estan atrasados? Vaya que es un tema bastante comun. Asi que nada que hacer, se empieza el proyecto con la incomformidad del equipo que nunca fue involucrado. No pareceria logico que el equipo que va a ejecutar el proyecto lo involucren en la estimacion? O al menos que lo haga alguien con perfiles adecuados?.
Este sería un buen momento para hacer un alto en el camino y cuestionar todas las malas decisiones que se han ido tomando, tal como los cambios sin sentido en el plan de trabajo, o cotizar una tarifa fija sin tener un análisis, pero mejor sigamos con la historia.
Una vez iniciado el proyecto, se inicia el análisis real. Se crea una nueva lista de requerimientos distinta a la del contrato, y todo el equipo se da cuenta que el proyecto esta sobreestimado y se pregunta quien estimo esto?.
Se llenan una cantidad de documentos y se empieza la carrera contra el tiempo. El miedo a decir que “esto no estaba en el alcance” aparece inminentemente. Por lo tanto, el alcance es algo totalmente nuevo y empiezan los cambios. Es un proyecto que apenas esta empezando y ya esta lleno de controles de cambios que nadie quiere documentar, como si negar su existencia nos eximiera de realizarlos. Así que empiezan la “reunionitis” para hablar de los cambios y nadie dice nada porque nadie se quiere exponer frente al equipo y cliente, por lo tanto se asume que todos los cambios se realizaran en el mismo tiempo acordado en la propuesta. Y asi continua la historia sin final feliz.
Si analizamos esta historia veremos que la mayoría de estas pesadillas se resuelven yendo a la raiz del problema.
¿Cuál es? El miedo. Miedo a perder el proyecto por hacer el análisis adecuado, miedo a involucrar al equipo en la propuesta, miedo a mostrar  el contrato con los desarrolladores, miedo a ser honestos con el cliente, con la estimación de los desarrolladores, miedo a administrar los cambios, miedo a reconocer que las cosas se tienen que hacer diferentes y ser trasparentes. De que sirve un proyecto lleno de caos, con el equipo cansado, el cliente incomforme y todos con ganas de tirar la toalla porque no se hicieron las cosas bien? Nadie dice que una estimacion sea perfecta porque siempre va tener un cierto grado de incertidumbre, pero si podemos reducir esa incertidumbre si tenemos un alcance mas real.
Es por ello que veo con buenos ojos cuando las compañías implementan prácticas ágiles y son capaces de sobreponerse al miedo, pero este agilismo tiene que ir acompañado de compromiso tanto del lado del cliente como del proveedor. Si vas a usar practicas tradicionales porque tu alcance es claro, perfecto pero ten claro el alcance que vas a negociar y no supuestos. Hay que reconocer que: el cliente quiere obtener valor continuo aún cuando no sabe de manera detallada lo que quiere, que es imposible planear de forma detallada lo que hará un desarrollador en
5 meses, ni siquiera se tiene dominio de las tecnologías requeridas para crear la solución. Es por ello que la entrega continua de compromisos de 2 a 4 semanas me parece tan acertada. Es perfecto cuando el grado de incertidumbre es alto.
La forma más tangible de encontrar la solución al problema es enfrentándonos nosotros mismos a romper el miedo de perder nuestra zona de confort. No se trata de ocultar las cosas para ganarse un contrato. Pienso que un cliente al comienzo puede estar interesado solo en el precio, pero un director comercial habil puede llegar a hacerle entender la magnitud del alcance apoyado en su equipo y asi lograr una negociacion que se adecue  al presupuesto del cliente y que finalmente se convierta en un gana gana
Andres Bedoya
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