Una gestión de equipos diferente con Trello

El presente artículo trata de dar a conocer como mediante una reseñar de como actualmente las empresas manejan sus proyectos de una manera tradicional. Así mismo, se muestra como con una muy buena herramienta de gestión, como los es TRELLO, se puede llevar el control de equipos de proyecto de una manera muy dinámica.

El artículo presentado está enfocado a realidades que se ven en el día a día en los diferentes proyectos del rubro de tecnología de los cuales se ha tenido conocimiento de cómo se han llevado, así mismo como hecho seguimiento y en muchos de ellos encontrado que no han sido llevados de la mejor manera.

“ACTUALMENTE EXISTE UNA PROBLEMÁTICA CON RELACIÓN A COMO SE LLEVAN LOS PROYECTOS EN LAS EMPRESAS, YA QUE SE TIENE UNA IDEA ERRONEA SOBRE EL PENSAR QUE MANEJAR SOLO UNA HERRAMIENTA COMO MICROSOFT PROJECT O EXCEL ES SUFICIENTE Y LO MEJOR”.

ACTUALIDAD:


La realidad es que actualmente en los proyectos de tecnología se define un alcance de dichos proyectos, dentro del cual se consideran y definen los roles de los participantes de dichos proyectos. Lo normal es que se definan equipos de tecnología (analistas, programadores, líderes, arquitectos) y equipo gestión (jefes de proyecto o projects managers). Es importante mencionar, que siempre debe tener en mente el objetivo que tanto el equipo asignado de gestión, así como el de tecnología no trabajen en forma de silos, sino que ambas partes constantemente trabajen juntos (existiendo siempre mucha comunicación entre estas).

Entre lo que se ha podido notar en como muchos equipos de gestión llevan los proyectos (el control de los equipos,  control de las tareas y tiempos asignados por cada recurso del proyecto),  es que muy usualmente ellos se apoyan solo en una o dos herramientas clásicas que son Microsoft Project y/o Microsoft Excel. Con esto se está criticando la calidad de estas herramientas de ofimática, pero normalmente estas están enfocadas a un trabajo muy encapsulado, para llevar un proyecto (no colaborativo), ya que al estar luego versionándolos a nivel de archivo, compartiendo dichos archivos a los interesados, como que se pierde el dinamismo de equipo que desde el inicio se desea lograr.

Esta misma situación sucede con los arquitectos y líderes de equipo de trabajo, los cuales se apoyan suelen manejar en las mismas herramientas de ofimática para definir y asignar responsabilidades a sus equipos, pudiendo algunos mejorar esta modalidad por medio de un google docs, para trabajar documentos en paralelo. Esto en realidad mejora bastante la forma tradicional de llevar un proyecto, pero aún no es lo óptimo al 100%.

 

TECNOLOGÍA EN LA NUBE:

Para la gestión de equipos de proyectos, hoy en día no basta con ser productivos e ir ejecutando una determinada lista de tareas dentro de un proyecto. Esto debido a que existen muchas aplicaciones muy buenas que sirven de manera excelente para el apoyo en la ejecución de proyectos. En importante mencionar, que se define como apoyo, ya que para llevar proyectos muy grandes, es necesario contar con herramientas capaces de gestionar tareas complejas con muchos escenarios especiales y con la capacidad de adaptarse a la posible incertidumbre en los proyectos.

Debido a ello, actualmente en el mercado existen una gran variedad de herramientas para la gestión de proyectos como lo es Trello (https://trello.com) de la cual hablaremos. Este es un beneficio para los Project Managers, líderes de equipo, etc, ya que se tiene la posibilidad de escoger un software que se ajuste a sus necesidades en un amplio mercado de herramientas profesionales.

 

PROYECTO ‘TRELLO’:

Trello es un proyecto de Federico Stella que fue creado en el 2010. Luego, en el 2011 salió a la luz la primera versión basada en Web, así como por medio de un Cliente para iPhone. Posteriormente, en el 2012 se lanzó la versión para Android. Para el 2014 se creó Trello Inc. Y en el 2017 la compañía fue vendida a Atlassian.

Entre las preguntas y/o dudas que usualmente se tiene sobre Trello podemos mencionar las siguientes:   

PREGUNTAS

DETALLE

¿QUE ES TRELLO?Trello en realidad es una herramienta para organizar proyectos y realizar tareas (tarjetas). Dicha gestión de tareas se realiza por medio de listas de listas dentro de un tablero. Lo que la hace especial, es su versatilidad ya que a cada tarjeta de una lista se le puede agregar: imágenes, vídeos, documentos, etc. Además, es extremadamente potente para uso colaborativo. Pueden asignarse un número a las tareas, ponerles fecha límite, maneja su propio calendario sincronizado Google, etc.

¿QUIEN LO PUEDE UTILIZAR?Trello puede ser utilizada por cualquier persona que requiera gestionar algún equipo de proyecto, en modo de grupo o individual de manera dinámica y colaborativa.

¿QUE CARACTERÍSTICAS TIENE?Trello posee un diseño el cual ha empleado el sistema Kanban, para el registro de actividades en base a tarjetas. Esta técnica fue creada por Toyota en 1980, para controlar el avance del trabajo en una línea de producción.
Trello por medio de los tableros ofrece varias características como son:_ Asignar tareas a cada uno de los miembros a través de tarjetas individuales._ Opinar y votar en cada tarjeta, para saber que piensan los otros miembros del equipo._ Notificar a través de emails el log las actividades realizado para mantener a todos informados._ Hacer seguimiento en caliente de las tareas, la que se está trabajando y la que estén trabajando los demás del equipo.
¿CÓMO ACCEDER?Para poder acceder en línea a Trello se puede realizar de dos formas:

1. Creándonos una cuenta en línea.

2. Por medio de Invitación.

 

 

 

 

¿CÓMO ES SU ESPACIO DE TRABAJO?

El espacio de trabajo en Trello está dividido en:

_ Proyecto (título).

_ Tarjeta (tareas).

_ Lista (listas de tareas).
_ Tablero.

¿CÓMO ES SU TABLERO?Trello consiste en un tablero personalizable que está distribuido por columnas llamadas listas. Así mismo, cada lista se compone de tarjetas (tareas). Cada una de estas tarjetas representa una unidad básica de una lista, creada con la finalidad de gestionar proyectos, realizar un seguimiento de la información y/o organizar cualquier actividad.

Un tablero puede representar en realidad cualquier cosa y otorgarle el uso que se crea  conveniente utilizando la metodología Kanban.

Así mismo, con Trello se puede aprovechar el tablero junto con los elementos de este para diseñar plantillas y  controlar diferentes tipos de proyectos que se deseen gestionar como estos:

EJEMPLO#1: PROYECTO ROADMAP (FASES):

EJEMPLO#2: PROYECTO SCRUM:

EJEMPLO#3: PROYECTO POR RECURSO:

¿CÓMO SE MANEJAN LAS TAREAS?

 

Las tareas en Trello, son manejadas por medio de tarjetas como se ya mencionó, son parte de una lista. Así mismo, se le pueden asignar los recursos, colores de estado, comentarios, etc. Por otro lado, ejemplos de estas tareas, dependiendo el tipo de proyecto, pueden ser las siguientes:
_ Una actividad del proyecto.
_ Una nueva característica.
_ Un error por corregir.
_ El historial de un cliente.
_ Tema de Investigación para un artículo.
_ Un problema de atención al cliente.
Para editar las tareas solo se requiere dar dos veces click en la tarjeta o en la flecha que aparece en el borde superior derecho de la tarjeta para configurarla.
¿CÓMO SE MANEJAN LAS  LISTAS?Trello a nivel de las listas brinda un gran número de funcionalidades como las resaltadas, entre las que resaltan el copiar lista una lista completa de actividades y con ello poder clonarla.

¿FUNCIONA EN MODO COLABORATIVO?Una de las principales características de Trello es la colaboración. Esto quiere decir que con Trello se puede trabajar en equipo a través de sus tableros, por medio de los cuales uno de los miembros asignados, pueden colaborar y editar en tiempo real.
“Cuando algún miembro del equipo lleva a cabo un cambio en el proyecto, este se ve reflejado inmediatamente en el tablero, y será visto en caliente por los demás miembros del equipo, incluso ser notificado vía email”. 
¿QUÉ VENTAJAS TIENE?Se pueden considerar las siguientes ventajas de Trello:

_ Como herramienta es rápida, intuitiva y práctica.

_ La cuenta permite crear mucho Tableros y gestionarlos.

_ Se trabaja en la web y desde el celular. 

_ Está al alcance de todos solo teniendo como requerimiento internet.

_ Permite el modo colaborativo de todos los integrantes.

_ Brinda información en tiempo real, de cómo es el estado de los proyectos.

¿QUÉ DESVENTAJAS TIENE?Se puede considerar como desventaja de Trello:

_ La versión Free es muy buena, pero existen muchas características adicionales que se pueden ser accedidos por medio de la versión de paga
(para crear proyectos de tipo empresarial).

 

CONCLUSIONES:  

Se ha tratado de brinda el detalle las bondades que Trello tiene para el apoyo en la gestión de equipos de proyectos, dando detalles de sus características y funcionalidades que su software brinda.

Hay que considerar que la versión free es buena pero si se requiere aún más características, se puede acceder a la versión de paga.

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